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让公司高层更好地理解档案工作的价值

——哈珀柯林斯出版集团档案馆档案管理工作侧记

作者:道恩·辛克莱

来源:中国档案报

2019-07-30 星期二

????对一家商业公司来说,保存好历史资料似乎并不总是一个符合利益且显而易见的选择。因此,让公司的高层理解档案工作对商?#36947;?#30410;的裨益无疑非常重要。

????在我来到哈珀柯林斯出版集团的时候,档案馆已经好几年没有全职管理人员了。很多档案都散存在公司各部门之中,将这些档案收集起来是档案馆的首要工作。因此,了解档案馆的馆藏资源是提高管理能力的重要前提。出版集团的一部分档案被妥善保存在格拉斯哥大学档案服务中心,并提供有效利用。

????清理文件材料是档案馆下一阶段的任务。在我跟各个部门积极交流并了解他们具体掌握哪些文件材料后,我发现很多部门的负责人之前并没有考虑哪些材料应该放在档案馆而哪些应该清理。通过帮助他们认识到仅保存所需文件而不是所有材料的益处后,很多部门都乐于参与到文件材料的鉴定清理过程中。经过几个月的清理,大量无价值文件被销毁。

????正如前面提到的,档案馆已经多年没有开展有效管理了,这使公司各部门对档案馆的信任度不断?#26723;停?#20844;司内部甚至认为,档案馆不是一个实体机构,工作人员并不把档案移交到档案馆,而是保存在自己部门手里。每当一部书要出新版本?#20445;?#22823;家并没有意识到可以在档案馆查到所需信息。出版集团历史悠久,档案馆是历史资源的富矿,且应该成为安全保管档案的场所。

????和出版集团法务部门建立良好关系也非常重要。档案馆所保管的很大一部分档案是由法务部门形成的,而且法务团队在工作中需要频繁查找历史文件,这对档案馆的查询检索服务提出了很高要求。在过去,公司没有建立固定的反馈机制,不能确保一定能?#19994;?#25152;需档案,因此,他们特别期望档案馆能够提供这一服务。为此,在出版集团的格拉斯哥分部,档案馆建立了24小时响应机制;在伦敦分部建立了48小时响应机制,对于特别紧急的情况也尽量在24小时内完成。

????我们还建立了相关档案信息交流机制。伦敦和格拉斯哥分部各层级的员工都参与其中,在定期交流中,员工们可以了解档案著录、整理等知识,同时告诉大家,档案馆不仅是保存档案的地方,还能启发灵感等。比如,哈珀柯林斯出版集团成立于1819年,由家族创立,每一个创始人都有独特的故事等待挖掘。

????为了让集团员工了解档案馆的丰富资源和商业史,档案馆在公司网站上推出了档案馆动态月刊,成为员工们了解档案馆每月新鲜事的固定渠道。目前,档案馆动态已经成为公司官网上访问量最多的页面。

????为提升档案馆的服务能力,扩大档案馆的知晓度,档案馆的相关人员都争取在出版集团每月举行的执行董事会议上发言。档案馆的部门主管也是董事会成?#20445;?#20182;对档案馆开展的所有项目均给予了支持。参加执行董事会议,不仅让档案部门有机会和首席执行官直接交流,还能与公司主要部门的负责人进行交流,在高层管理会议上介绍档案馆对企业经营管理、树立集团?#25918;?#30340;好处。比如,通过展示公司曾经签约过的一些文学巨匠的历史,让公司新签约的作家感受到自己是站在巨人的肩膀上写作的。

????档案馆在发?#24736;?#24212;有作用方面还有很多工作要做。其中,制定档案管理经?#35328;?#31639;很关键,这对提升档案馆管理、推进档案编目等小型项目的开展、建立与其他档案馆的联?#26723;?#24456;有帮助。

????档案馆还开通了推特账号。我们和宣传传播团队保持着良好合作,目前档案馆的账号已被纳入英国哈珀柯林斯官方账号体系中。通过社交媒体,有效扩大了公众对档案馆的?#29616;?#24230;。

????公司各部门在认识到档案的巨大作用后,?#37096;?#22987;积极利用档案。营销事务部的负责人在新书营销和出版规划中利用档案,经常在网上“晒”档案资料。例如,把阿?#30001;?#20811;里斯蒂的相关档案作为“网络推理小说节”的素材进行展?#23613;?#24403;新版柯林斯英文?#20540;?#20986;版?#20445;?#25105;?#19988;?#36890;过档案加强营销,展现了柯林斯作为一家传统?#20540;?#20986;版商的?#25918;?#19987;业性,这一做法吸引了《今?#36134;?#26684;兰》、BBC?#35753;?#20307;的报道。

????在出版集团的伦敦分部搬迁过程中,档案也发挥了重要作用。伦敦分部旧址已使用了近25年,员工手中保存了大量档案文件。分部的新?#32321;?#26087;址面积小,很多部门选择将这些档案寄存在档案馆,档案馆多次与各个部门进行现场沟通。搬迁工作耗时3周,在每个部门搬走后,档案馆工作人员都要去每个办公?#20197;?#26816;查一下,确保没落下重要的档案文件,搬迁工作得以高效完成少不了档案馆在其中发挥的作用。

????在装饰新的办公区?#20445;?#26723;案也成为灵感来源。新办公区是和其他几家公司共用的一个办公楼,因此,为了使我们出版集团的?#25918;?#27604;较显眼,在和我们首席执行官沟通后,在办公区装饰中我们充分利用档案元素进行设计,在展示悠久历史的同?#20445;?#21448;给员工一种自豪感和归属?#23567;?/p>

????我们的档案工作虽已取得了很大进展,但仍然面临着很多挑战。一个最重大的挑战就是,2019年是我们出版集团成立200周年。哈珀柯林斯出版集团业务构成众多,其中最主要的两个公司是格拉斯哥的威廉柯林斯父子公司?#22242;?#32422;的哈珀罗出版公司。档案工作的使命是保管档案、确保档案获取和利用,通过回顾历史,从而推动公司发展,并在社会上发挥更大的作用。因此,我们集团档案馆和格拉斯哥大学档案服务中心都可以为200周年庆典提供丰富的档案素材。在筹备庆典活动中,与执行董事会管理层?#26696;?#37096;门保持交流非常必要。

????另一个挑战是整合更多档案资料,进行更大?#27573;?#30340;编目,这对提升档案检索效率有很大帮助。档案馆已经给公司很多部门提供了切?#26723;?#24110;助,比如,给哈珀小说部门提供历史合同范本,为非虚构部门提供编辑内容和历史信息等。

????目前,哈珀柯林斯出版集团档案馆在企业发展中发挥了信息库的重要作用。正如文章一开始提到的,企?#26723;?#26696;馆并不总能为公司提供符合利益且显而易见的服务,但是,仍然要向企业高层管理者不?#29616;?#26126;并强调,档案工作具有重要意义,档案工作需要与公司的发展同步协调、互促互进。

????(作者系哈珀柯林斯出版集团档案馆工作人?#20445;?郑艳方 编译

????原载于《中国档案报》2019年7月11日 总第3397期 第三版

 
 
责任编辑:张雪 段立琳
 
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